Sistem manajemen dokumen dapat meningkatkan efisiensi untuk Anda dan staf Anda dengan mengatur semua file Anda dan membuatnya mudah ditemukan oleh siapa pun dalam organisasi. Banyak manfaat sistem DMS (DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM) meliputi:

Apa saja manfaat dan kelebihan menggunakan Software Manajemen Dokumen?

Penghematan waktu 

Jika saat ini Anda menggunakan sistem manual, Anda menghabiskan waktu berjam-jam yang bisa dihabiskan untuk urusan bisnis lain yang lebih mendesak. DMS (DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM) mengotomatiskan banyak aspek manajemen dokumen, menghilangkan tanggung jawab itu dari tangan Anda.

 

Penskalaan mudah

Sistem manajemen dokumen lebih fleksibel daripada sistem pengarsipan kertas tradisional. Ini dengan mudah mengakomodasi pertumbuhan bisnis Anda, dan sistem pengindeksan Anda dapat disesuaikan dengan beberapa klik. Ini dapat mengurangi kebutuhan ruang penyimpanan fisik untuk file dan dokumen kertas.

 

Keamanan dokumen yang ditingkatkan

Saat dunia beralih ke solusi digital, penting untuk memastikan bahwa informasi Anda (data pelanggan, info rahasia dagang, dll.) Aman. Sistem manajemen dokumen dilengkapi dengan keamanan bawaan dan kontrol akses sehingga Anda dapat menentukan siapa yang dapat mengakses dokumen tertentu. Selain itu, Anda dapat melihat semua aktivitas di dokumen mana pun.

Jika terjadi bencana, seperti kebakaran atau banjir, file Anda disimpan dengan aman di cloud, jauh dari kerusakan fisik.

 

Pengambilan dokumen cepat dan mudah

Mencari dokumen yang tepat bisa jadi sulit dan memakan waktu; bahkan dapat membebani Anda dengan uang. Dengan sistem pengindeksan yang tepat, menemukan dokumen hanya memerlukan beberapa detik, dan karyawan dapat mengakses dokumen yang mereka butuhkan dari jarak jauh.

 

Kepatuhan peraturan yang lebih baik

Persyaratan kepatuhan untuk banyak dokumen bisnis bisa jadi rumit dan menuntut ; DMS (DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM) dapat membantu Anda menghindari denda, izin yang dicabut, atau bahkan pertanggungjawaban pidana dengan mengotomatiskan dokumen-dokumen penting sesuai persyaratan. Misalnya, HIPAA dan hukum anti-penipuan Sarbanes-Oxley memiliki peraturan keamanan dan kebijakan yang ketat terkait dokumen dan catatan - DMS (DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM) secara otomatis mengikuti pedoman tersebut.

 

Kolaborasi yang ditingkatkan

DMS (DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM) memudahkan berbagi informasi dan kolaborasi, memungkinkan dokumen dari sumber yang berbeda diakses dari berbagai lokasi. Pengguna juga dapat berbagi dokumen, memantau alur kerja, memberikan atau menolak akses ke dokumen tertentu, dan melihat perubahan apa yang telah dibuat.

 

Apa yang Harus Diperhatikan dalam Software Manajemen Dokumen

Sementara semua sistem manajemen dokumen mendigitalkan dan mengatur dokumen, membuatnya mudah diambil atau direvisi untuk pengguna dengan izin, banyak fitur lain mungkin dibangun ke dalam Software manajemen dokumen Anda. Berikut ini sekilas tentang beberapa alat dan aspek yang mungkin ingin Anda pertimbangkan saat memilih sistem manajemen dokumen.

 

Kegunaan

Salah satu elemen terpenting dari Software apa pun adalah kegunaan. Itu bisa menawarkan semua fitur di dunia, tetapi mereka tidak akan ada gunanya jika sistem tidak ramah pengguna. Banyak sistem manajemen dokumen menawarkan uji coba gratis yang memungkinkan Anda mengujinya sebelum membeli. Jika memungkinkan, izinkan tim Anda untuk mencoba Software tersebut selama masa uji coba gratis dan tawarkan umpan balik mereka tentang apa yang mereka suka dan tidak suka tentangnya.

 

Berbagi dan Kolaborasi Dokumen

Meskipun fungsi utama sistem manajemen dokumen adalah mendigitalkan dan mengatur file, sebagian besar Software modern juga memungkinkan pengguna untuk berbagi file satu sama lain dan berkolaborasi untuk mengeditnya. Beberapa Software manajemen dokumen memungkinkan pengguna untuk mengedit dokumen secara bersamaan, sementara yang lain mengandalkan fitur check-in / checkout yang menjamin hanya satu pengguna yang dapat mengerjakan dokumen dalam satu waktu. Yang lain menawarkan kedua opsi tersebut.

 

Kontrol Versi

Kontrol versi, terkadang disebut sebagai "pembuatan versi", adalah fitur penting dari Software manajemen dokumen yang memungkinkan Anda melacak perubahan pada dokumen. Software manajemen dokumen terbaik bahkan menyimpan arsip versi lama, memungkinkan Anda melihat bagaimana dokumen berubah seiring waktu dan kembali ke versi lama jika perlu.

 

Pemindaian Gambar dan OCR

Pemindaian gambar dan pengenalan karakter optik adalah fitur yang berguna untuk bisnis yang memiliki banyak catatan kertas yang ingin mereka digitalkan. Pemindaian adalah langkah pertama - mengubah catatan kertas menjadi file digital yang dapat diimpor ke Software. OCR adalah fitur yang lebih canggih, tetapi harus dimiliki untuk merampingkan proyek digitalisasi besar. OCR membaca teks gambar dan membuat konten gambar dapat dicari. Sistem manajemen dokumen terbaik menggunakan OCR untuk secara otomatis mengisi metadata dan membuatnya lebih mudah untuk mencari dokumen nanti.

 

Tanda Tangan Elektronik

Software manajemen dokumen sering kali menjadi rumah bagi file yang memerlukan tanda tangan manajer, seperti pesanan pembelian. Banyak sistem manajemen dokumen terintegrasi dengan alat tanda tangan elektronik, seperti DocuSign, untuk memungkinkan tanda tangan elektronik. Anda sering dapat mengirim dokumen ke penerima dengan permintaan tanda tangan mereka melalui Software.

 

Otomatisasi Alur Kerja

Fitur otomatisasi alur kerja memindahkan tugas secara otomatis. Ambil pesanan pembelian di atas sebagai contoh: Anda dapat mengatur otomatisasi alur kerja sehingga setelah pesanan pembelian dibuat, secara otomatis masuk ke manajer yang sesuai untuk tanda tangan mereka. Manajer akan menerima pemberitahuan, dan ketika tugas selesai, anggota tim terkait berikutnya (seperti seseorang di departemen akuntansi atau supervisor manajer) akan diberitahu. Jika lebih banyak tindakan diperlukan, Anda mungkin bisa memasukkannya ke dalam alur kerja otomatis juga. Sistem manajemen dokumen terbaik memungkinkan Anda menyesuaikan alur kerja agar sesuai dengan cara tim Anda bekerja sama.

 

Izin Pengguna

Elemen penting dari Software manajemen dokumen adalah kemampuan administrator untuk mengatur izin pengguna individu. Izin memungkinkan pengguna tertentu untuk melihat atau mengedit file, sementara yang lain dapat dicegah bahkan untuk melihat dokumen-dokumen itu di sistem. Tidak hanya berguna untuk tujuan efisiensi, ini juga merupakan ukuran keamanan yang penting. Software manajemen dokumen terbaik memungkinkan administrator untuk mengatur perizinan oleh grup tertentu, serta untuk mengubah perizinan dengan cepat jika Anda perlu membuat pengecualian sambil menjaga pengaturan perizinan default tetap sama.

 

Fungsi Seluler

Dalam lingkungan bisnis saat ini, akses Smartphone sangat penting. Banyak sistem manajemen dokumen memiliki aplikasi seluler khusus. Yang lain mengandalkan browser web atau portal online. Pastikan versi seluler dari Software pengelolaan dokumen yang Anda pertimbangkan benar-benar ramah seluler. Meskipun Anda secara pribadi tidak menggunakannya di Smartphone, kemungkinan anggota tim Anda yang lain akan menggunakannya.

 

Tidak semua sistem manajemen dokumen mencentang semua kotak ini, sementara yang lain menawarkan semuanya dan banyak lagi. Saat memilih Software manajemen dokumen, pertimbangkan alat dan fitur mana yang paling berguna untuk bisnis Anda. Penting untuk mencapai keseimbangan antara kelengkapan dan kegunaan; misalnya, beberapa sistem dapat melakukan semuanya tetapi merupakan tantangan untuk dinavigasi (belum lagi lebih mahal daripada Software yang lebih sederhana).

 

Keamanan data

Keamanan data adalah bagian penting dari sistem manajemen dokumen apa pun. Pada 2019, TechRepublic melaporkan, jumlah pelanggaran meningkat 54%, 89% di antaranya adalah serangan luar.

Dengan semakin banyaknya bisnis yang beralih ke digital, semakin banyak pelanggan yang mempercayakan informasi pribadi yang sensitif kepada perusahaan tempat mereka berbisnis. Organisasi Anda bertanggung jawab untuk memastikan data pelanggan aman dan terlindungi dari pelanggaran. Cari layanan manajemen dokumen yang menawarkan alat enkripsi dan kepatuhan, pembaruan otomatis, redundansi data, dan cadangan.

 

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apa itu Software kontrol dokumen?

Software kontrol dokumen membantu Anda mengelola informasi, mengotomatiskan kebijakan manajemen catatan untuk membantu memantau siapa yang memiliki akses ke dokumen mana, dan tetap mematuhi standar seperti ISO, FDA, Sarbanes-Oxley, atau HIPAA.

 

Bagaimana kita mengelola file di komputer Anda?

Mengelola file Anda di komputer adalah proses yang sederhana jika Anda memiliki sistem yang solid sejak awal. Tentukan grup utama untuk file Anda, lalu buat subfolder di dalam grup tersebut. Tentukan sistem penamaan file tunggal yang akan Anda terapkan ke semua file Anda, sehingga mudah ditemukan oleh siapa pun di organisasi Anda.

 

Apa manfaat dari manajemen dokumen?

Manajemen catatan (atau dokumen) memiliki beberapa keuntungan. Sistem manajemen dokumen dapat memudahkan siapa saja di perusahaan Anda untuk menemukan file yang mereka butuhkan, menghilangkan kebutuhan akan unit penyimpanan fisik yang mahal dan besar, dan menghemat waktu Anda dengan memungkinkan Anda memanggil file apa pun dalam hitungan detik.