Sistem manajemen dokumen dapat meningkatkan efisiensi untuk Anda dan staf Anda dengan mengatur semua file Anda dan membuatnya mudah ditemukan oleh siapa pun dalam organisasi. Banyak manfaat sistem DMS (DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM) meliputi:
Apa saja manfaat dan kelebihan menggunakan Software Manajemen Dokumen?
Penghematan waktu
Jika saat ini Anda menggunakan sistem manual, Anda
menghabiskan waktu berjam-jam yang bisa dihabiskan untuk urusan bisnis lain
yang lebih mendesak. DMS (DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM) mengotomatiskan banyak
aspek manajemen dokumen, menghilangkan tanggung jawab itu dari tangan Anda.
Penskalaan mudah
Sistem manajemen dokumen lebih fleksibel daripada sistem
pengarsipan kertas tradisional. Ini dengan mudah mengakomodasi pertumbuhan
bisnis Anda, dan sistem pengindeksan Anda dapat disesuaikan dengan beberapa
klik. Ini dapat mengurangi kebutuhan ruang penyimpanan fisik untuk file dan
dokumen kertas.
Keamanan dokumen yang ditingkatkan
Saat dunia beralih ke solusi digital, penting untuk
memastikan bahwa informasi Anda (data pelanggan, info rahasia dagang, dll.)
Aman. Sistem manajemen dokumen dilengkapi dengan keamanan bawaan dan kontrol
akses sehingga Anda dapat menentukan siapa yang dapat mengakses dokumen
tertentu. Selain itu, Anda dapat melihat semua aktivitas di dokumen mana pun.
Jika terjadi bencana, seperti kebakaran atau banjir, file
Anda disimpan dengan aman di cloud, jauh dari kerusakan fisik.
Pengambilan dokumen cepat dan mudah
Mencari dokumen yang tepat bisa jadi sulit dan memakan
waktu; bahkan dapat membebani Anda dengan uang. Dengan sistem pengindeksan yang
tepat, menemukan dokumen hanya memerlukan beberapa detik, dan karyawan dapat
mengakses dokumen yang mereka butuhkan dari jarak jauh.
Kepatuhan peraturan yang lebih baik
Persyaratan kepatuhan untuk banyak dokumen bisnis bisa jadi
rumit dan menuntut ; DMS (DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM) dapat membantu Anda
menghindari denda, izin yang dicabut, atau bahkan pertanggungjawaban pidana
dengan mengotomatiskan dokumen-dokumen penting sesuai persyaratan. Misalnya,
HIPAA dan hukum anti-penipuan Sarbanes-Oxley memiliki peraturan keamanan dan
kebijakan yang ketat terkait dokumen dan catatan - DMS (DOCUMENT MANAGEMENT
SYSTEM) secara otomatis mengikuti pedoman tersebut.
Kolaborasi yang ditingkatkan
DMS (DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM) memudahkan berbagi
informasi dan kolaborasi, memungkinkan dokumen dari sumber yang berbeda diakses
dari berbagai lokasi. Pengguna juga dapat berbagi dokumen, memantau alur kerja,
memberikan atau menolak akses ke dokumen tertentu, dan melihat perubahan apa
yang telah dibuat.
Apa yang Harus Diperhatikan dalam Software Manajemen Dokumen
Sementara semua sistem manajemen dokumen mendigitalkan dan
mengatur dokumen, membuatnya mudah diambil atau direvisi untuk pengguna dengan
izin, banyak fitur lain mungkin dibangun ke dalam Software manajemen dokumen
Anda. Berikut ini sekilas tentang beberapa alat dan aspek yang mungkin ingin
Anda pertimbangkan saat memilih sistem manajemen dokumen.
Kegunaan
Salah satu elemen terpenting dari Software apa pun adalah
kegunaan. Itu bisa menawarkan semua fitur di dunia, tetapi mereka tidak akan
ada gunanya jika sistem tidak ramah pengguna. Banyak sistem manajemen dokumen
menawarkan uji coba gratis yang memungkinkan Anda mengujinya sebelum membeli.
Jika memungkinkan, izinkan tim Anda untuk mencoba Software tersebut selama masa
uji coba gratis dan tawarkan umpan balik mereka tentang apa yang mereka suka
dan tidak suka tentangnya.
Berbagi dan Kolaborasi Dokumen
Meskipun fungsi utama sistem manajemen dokumen adalah
mendigitalkan dan mengatur file, sebagian besar Software modern juga
memungkinkan pengguna untuk berbagi file satu sama lain dan berkolaborasi untuk
mengeditnya. Beberapa Software manajemen dokumen memungkinkan pengguna untuk
mengedit dokumen secara bersamaan, sementara yang lain mengandalkan fitur
check-in / checkout yang menjamin hanya satu pengguna yang dapat mengerjakan
dokumen dalam satu waktu. Yang lain menawarkan kedua opsi tersebut.
Kontrol Versi
Kontrol versi, terkadang disebut sebagai "pembuatan
versi", adalah fitur penting dari Software manajemen dokumen yang
memungkinkan Anda melacak perubahan pada dokumen. Software manajemen dokumen
terbaik bahkan menyimpan arsip versi lama, memungkinkan Anda melihat bagaimana
dokumen berubah seiring waktu dan kembali ke versi lama jika perlu.
Pemindaian Gambar dan OCR
Pemindaian gambar dan pengenalan karakter optik adalah fitur
yang berguna untuk bisnis yang memiliki banyak catatan kertas yang ingin mereka
digitalkan. Pemindaian adalah langkah pertama - mengubah catatan kertas menjadi
file digital yang dapat diimpor ke Software. OCR adalah fitur yang lebih
canggih, tetapi harus dimiliki untuk merampingkan proyek digitalisasi besar.
OCR membaca teks gambar dan membuat konten gambar dapat dicari. Sistem
manajemen dokumen terbaik menggunakan OCR untuk secara otomatis mengisi
metadata dan membuatnya lebih mudah untuk mencari dokumen nanti.
Tanda Tangan Elektronik
Software manajemen dokumen sering kali menjadi rumah bagi
file yang memerlukan tanda tangan manajer, seperti pesanan pembelian. Banyak
sistem manajemen dokumen terintegrasi dengan alat tanda tangan elektronik,
seperti DocuSign, untuk memungkinkan tanda tangan elektronik. Anda sering dapat
mengirim dokumen ke penerima dengan permintaan tanda tangan mereka melalui Software.
Otomatisasi Alur Kerja
Fitur otomatisasi alur kerja memindahkan tugas secara
otomatis. Ambil pesanan pembelian di atas sebagai contoh: Anda dapat mengatur
otomatisasi alur kerja sehingga setelah pesanan pembelian dibuat, secara
otomatis masuk ke manajer yang sesuai untuk tanda tangan mereka. Manajer akan
menerima pemberitahuan, dan ketika tugas selesai, anggota tim terkait
berikutnya (seperti seseorang di departemen akuntansi atau supervisor manajer)
akan diberitahu. Jika lebih banyak tindakan diperlukan, Anda mungkin bisa
memasukkannya ke dalam alur kerja otomatis juga. Sistem manajemen dokumen
terbaik memungkinkan Anda menyesuaikan alur kerja agar sesuai dengan cara tim
Anda bekerja sama.
Izin Pengguna
Elemen penting dari Software manajemen dokumen adalah
kemampuan administrator untuk mengatur izin pengguna individu. Izin
memungkinkan pengguna tertentu untuk melihat atau mengedit file, sementara yang
lain dapat dicegah bahkan untuk melihat dokumen-dokumen itu di sistem. Tidak
hanya berguna untuk tujuan efisiensi, ini juga merupakan ukuran keamanan yang
penting. Software manajemen dokumen terbaik memungkinkan administrator untuk
mengatur perizinan oleh grup tertentu, serta untuk mengubah perizinan dengan
cepat jika Anda perlu membuat pengecualian sambil menjaga pengaturan perizinan
default tetap sama.
Fungsi Seluler
Dalam lingkungan bisnis saat ini, akses Smartphone sangat
penting. Banyak sistem manajemen dokumen memiliki aplikasi seluler khusus. Yang
lain mengandalkan browser web atau portal online. Pastikan versi seluler dari Software
pengelolaan dokumen yang Anda pertimbangkan benar-benar ramah seluler. Meskipun
Anda secara pribadi tidak menggunakannya di Smartphone, kemungkinan anggota tim
Anda yang lain akan menggunakannya.
Tidak semua sistem manajemen dokumen mencentang semua kotak
ini, sementara yang lain menawarkan semuanya dan banyak lagi. Saat memilih Software
manajemen dokumen, pertimbangkan alat dan fitur mana yang paling berguna untuk
bisnis Anda. Penting untuk mencapai keseimbangan antara kelengkapan dan
kegunaan; misalnya, beberapa sistem dapat melakukan semuanya tetapi merupakan
tantangan untuk dinavigasi (belum lagi lebih mahal daripada Software yang lebih
sederhana).
Keamanan data
Keamanan data adalah bagian penting dari sistem manajemen
dokumen apa pun. Pada 2019, TechRepublic melaporkan, jumlah pelanggaran
meningkat 54%, 89% di antaranya adalah serangan luar.
Dengan semakin banyaknya bisnis yang beralih ke digital,
semakin banyak pelanggan yang mempercayakan informasi pribadi yang sensitif
kepada perusahaan tempat mereka berbisnis. Organisasi Anda bertanggung jawab
untuk memastikan data pelanggan aman dan terlindungi dari pelanggaran. Cari
layanan manajemen dokumen yang menawarkan alat enkripsi dan kepatuhan,
pembaruan otomatis, redundansi data, dan cadangan.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apa itu Software kontrol dokumen?
Software kontrol dokumen membantu Anda mengelola informasi,
mengotomatiskan kebijakan manajemen catatan untuk membantu memantau siapa yang
memiliki akses ke dokumen mana, dan tetap mematuhi standar seperti ISO, FDA,
Sarbanes-Oxley, atau HIPAA.
Bagaimana kita mengelola file di komputer Anda?
Mengelola file Anda di komputer adalah proses yang sederhana
jika Anda memiliki sistem yang solid sejak awal. Tentukan grup utama untuk file
Anda, lalu buat subfolder di dalam grup tersebut. Tentukan sistem penamaan file
tunggal yang akan Anda terapkan ke semua file Anda, sehingga mudah ditemukan
oleh siapa pun di organisasi Anda.
Apa manfaat dari manajemen dokumen?
Manajemen catatan (atau dokumen) memiliki beberapa
keuntungan. Sistem manajemen dokumen dapat memudahkan siapa saja di perusahaan
Anda untuk menemukan file yang mereka butuhkan, menghilangkan kebutuhan akan
unit penyimpanan fisik yang mahal dan besar, dan menghemat waktu Anda dengan
memungkinkan Anda memanggil file apa pun dalam hitungan detik.
No comments:
Post a Comment